活动策划

• 活动创意策划
• 活动的创意，是举办一个让人印象深刻的活动的前提条件，活动策划公司必须吹毛求疵、极度挑剔，才能带来一个闪亮的亮点，使得活动在参加活动的嘉宾脑海中印象深刻，这才算是一个成功的活动。
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• 活动主题
• 好的主题对于公关活动的作用就好比如画龙点睛，使得活动更加传神，更加形象，主题定的好，活动前期策划就成功了一半，好的活动主题使得活动有了灵魂，活起来了。有了一个好的开头，后续的设计和策划就都是围绕着这个愿的主题进行策划。所以活动举办的成功，参会嘉宾都印象深刻。
• 整体活动及流程策划
• 活动流程应该怎么策划? 在进行一项活动策划的时候，活动流程、行政庶务、人员配置，是三个相当重要的环节。很多时候，在活动方向、目标确定之后，大家都会苦恼于活动流程的设计，不知道该从何下手?不知道该朝着什么方向走?

  「好的开始，是成功的一半」!但，在进行活动策划的时候，必须全方位的思考，除了要设想引人注目的开场之外，更要为结尾立下目标。如此，才能在讨论流程时，能朝着目标来设计中间的活动!

  「热力曲线」简单的说，就是观众的情绪起伏!如果以一场晚会为例，运用以下的热力曲线来做一些简单的叙述及说明。

  开始→拉高→持续高→情绪再激励→最high结尾
• 舞→搞笑戏剧→团康→歌舞剧→歌舞剧最后和观众合唱结尾- 持续加温向上拉高→最高结尾

  戏剧 (以剧情来改变观众情绪，在剧情最精采的部份作结尾)，利用对抗型的大团把气氛炒热，结束可以是动感带动唱，让大家一起high到最高点。

  开始→拉高→渐收→感性结尾

  热舞→小团(拉高)→戏剧(拉高并渐收给予启示)→柔性手语结尾

  以上两种曲线图，是最常见到及使用的，当然，也可以因应自己活动的开头及结尾，来为自己良身订做一个属于自己活动的热力曲线。

  舞台设计
• 舞台设计是以"舞台"为标的物的设计，更细的说以舞台设备、灯光、布幕、音响、演出道具、悬吊与更换支架系统、戏服、戏妆为为标的物的设计。舞台设计因为直接面对观众，而且也是活动设置最直观的描述，所以，任何一场活动，一个好的舞台设计方案至关重要。
• 其他设计
• 包括活动宣传册设计、企业画册设计，邀请函设计、主背景设计等。
• 影视拍摄制作
• 企业宣传片、活动转场视频、企业微电影，都是一个公关活动必不可少的部分。
• 演艺节目
• 活动现场表演的节目，节目的选择就要根据活动策划公司的策划思路来进行选择，一般节目都是一些幽默、风趣的，节目符合活动的目的，所以活动举办的很成功，参会嘉宾也都很开心。
• 媒体
• 在一些活动中，企业也许要对活动进行媒体的报道，所以，一个成熟的公关活动策划公司应该具备强大的媒体资源，在从前期活动的造势、和后期的活动的招商，这些都需要媒体作为铺垫。
• 活动场地
• 场地可以选择户外，也可以选择在室内。根据本次活动规模的大小，选择合适的场地。如果选择在酒店举办，酒店有不同的星级，从企业形象的角度来说，重要的活动宜选择五星级或四星级酒店。为了体现权威性，也可在当地著名建筑内举办。(由于审核程序繁琐，企业可委托专业活动策划公司全程策划筹办)
• 现场管理
• 特别是一些大型的会议活动，往往因为参会嘉宾较多，所以对活动策划公司现场的把控能力就有非常高的要求。现场一千多人的活动如何管理?如何不出乱子?如何精确预知活动进度?这些都是活动策划公司在举办大型活动中需要考虑的问题。

• 服务流程

• 1.活动准备

1、与活动主办者洽谈。

2、向活动主办方提供活动接待策划方案和报价。

3、邀请活动主办者实地考察活动举办场所。

4、与活动主办者确认活动接待方案。

5、与活动主办者签订活动接待标准合同。

6、确认活动主办者预付活动订金事宜。

7、在活动举办前制定活动工作人员服务标准条例及活动接待手册。

8、准备活动资料。（包含邀请相关领导、媒体、新闻通稿、接待资料、活动配套商务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务等）

2.活动进行

9、准备活动资料。（包含邀请相关领导、媒体、新闻通稿、接待资料、活动配套商务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务等）

10、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。

11、活动酒店现场:活动秘书分发活动资料，来客接待。

12、活动秘书协助会场布置及会场的会务服务。

13、活动秘书在活动接待(报到)处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发活动礼品及房间派送水果等会务工作。

14、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

15、提前确认活动代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

16、确认公司为该活动提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

17、确认并保障活动期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

18、确认特殊客人(领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)安排及接待工作。

19、协调活动期间的交通工具的安排。

20、代办活动代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

3.活动总结

21、活动服务的总结、评估、活动代表的意见反馈及处理工作。

22、活动资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录

23、与活动主办者的费用结算工作。

24、欢送代表工作。

• 应急措施

  动策划中管理作为一个复杂系统工程涉及到大量人力物力及资源的调度和管理，不管前期的策划和筹备工作做得多么到位，在活动上演阶段都可能会有预料不到的突发事件，那么如何处理好突发事件将是活动能否成功举办的重要保障。

  设备故障
• 在活动上演过程偶尔会遇到设备故障和电力中断的情况，特别是一些中小型的活动，由于设备不够专业而出现现场设备故障，特别是音响系统出现故障率最高。各品牌的音响系统由于价格悬殊巨大其质量也不一样，一套小型的用于会议的次品牌的音响系统可能成本价就几万元，其质量自然没有保证，这样在活动上演阶段便可能出现啸叫、甚至因为使用过久被烧坏的可能。而一套大型的专业级的音响系统的投入少则好几百万，大则上千万的都有，这样的专业设备只要有专业人士在现场负责使用通常保险系数极高。只有一种情况就是因为淋雨导致电路烧坏的情况，通常作为有经验的专业公司都会采取预案，通常都有现场的备份设备，以确保万无一失。
• 临时缺席
• 嘉宾和演员通常是不到最后一刻很难最终确定，出席嘉宾的更改可能衍生出一系列的节目流程问题。某个活动曾经就出现过这样的问题，原定出席活动并宣布活动开幕的省领导因为临时改变行程而于活动上演前取消了出席本次活动，但由于主办方和活动执行方及主持人在衔接上出了沟通上的问题，活动上演的时候主持人还是照本宣科的说"有请领导宣布开幕"，最终上演了极其尴尬的一幕。同样演员也可能因为航班等原因无法赶到节目现场，这样便需要对现场的流程、音乐、灯光进行重新调整，因为大型晚会的音乐灯光都是实现通过电脑预设了程序的。
• 气候突变
• 型活动的举办最怕现场突然刮风下雨，气候变化引起的突发事件小则可能使现场出现混乱，大则可能出现安全事故，比如因下雨导致的现场线路漏电，因刮风导致舞台及灯光架坍塌等重大事故。这就需要在活动前有足够的准备。比如对灯光、音响、电视录制设备等进行防雨处理，对灯光架进行加固。